كيف تتخذ القرارات بشكل سليم
لا شك أن إتخاذ القرارات لهو من أصعب وأعقد الأمور علي الشخص، خاصة عندما يكون هناك العديد من الخيارات أمامك..
على الرغم من أن حل المشكلات واتخاذ القرار عمليتان مختلفتان ، إلا أنه غالبًا ما يكون من الضروري الجمع بينهما عند اتخاذ قرار معقد. يمكن أن يساعدك الدمج المنهجي لأدوات حل المشكلات واتخاذ القرار في اتخاذ قرارات مستنيرة ، سواء بشكل فردي أو كجزء من مجموعة.
ستكون بعض قراراتك روتينية لدرجة أنك تتخذها دون التفكير فيها كثيرًا. لكن القرارات الصعبة تتطلب مزيدًا من الاعتبار. هذه هي نوع القرارات التي تتضمن:
- عدم اليقين - قد تكون العديد من الحقائق غير معروفة.
- التعقيد - يمكن أن يكون هناك العديد من العوامل المترابطة التي يجب مراعاتها.
- عواقب عالية الخطورة - قد يكون تأثير القرار كبيرًا.
- البدائل - قد تكون هناك بدائل مختلفة ، لكل منها مجموعته الخاصة من عدم اليقين والعواقب.
- القضايا الشخصية - تحتاج إلى التنبؤ بكيفية تفاعل الأشخاص المختلفين.
عندما تتخذ قرارًا يتضمن قضايا معقدة مثل هذه ، فأنت بحاجة أيضًا إلى المشاركة في حل المشكلات ، بالإضافة إلى مهارات اتخاذ القرار. من المفيد استخدام عملية فعالة وقوية في هذه الظروف لتحسين جودة قراراتك وتحقيق نتائج جيدة باستمرار.توضح هذه المقالة إحدى هذه العمليات للجمع بين استراتيجيات حل المشكلات واتخاذ القرار عند اتخاذ قرارات معقدة في المواقف الصعبة.
أستخدم الاستراتيجية ذات الخطوات السبع :
- خلق بيئة بناءة.
- التحقيق في الموقف بالتفصيل.
- أوجد بدائل جيدة.
- اكتشف خياراتك.
- حدد الحل الأفضل.
- تقييم خطتك.
- قم بتوصيل قرارك واتخاذ الإجراءات اللازمة.
الخطوة الأولى: خلق بيئة بناءة
يمكن أن تصبح القرارات معقدة عندما تشمل أو تؤثر على أشخاص آخرين ، لذلك فهي تساعد على خلق بيئة بناءة لاستكشاف الموقف وتقييم خياراتك.
في كثير من الأحيان ، عندما تكون مسؤولاً عن اتخاذ القرار ، عليك الاعتماد على الآخرين لتنفيذه ، لذلك من المفيد لكسب دعمهم. إذا كان من الأنسب اتخاذ القرار داخل المجموعة ، فقم بإجراء تحليل أصحاب المصلحة(Stakeholder Analysis) لتحديد من يجب تضمينه في العملية. لبناء التزام من الآخرين ، تأكد من تمثيل أصحاب المصلحة هؤلاء بشكل جيد ضمن مجموعة صنع القرار الخاصة بك (والتي ستضم بشكل مثالي خمسة إلى سبعة أشخاص).
إذا لم تكن متأكدًا من المقدار الذي يجب أن يقوله الآخرون في القرار النهائي ، فاستخدم نموذج قرار Vroom-Yetton-Jago لتقرير ما إذا كنت تريد التشاور معهم أو منحهم حق التصويت.
لتجنب التفكير الجماعي، تشجيع الناس على المساهمة في المناقشات والمناقشات والتحليلات دون أي خوف من رفض المشاركين الآخرين لأفكارهم. تأكد من أن الجميع يدرك أن الهدف هو اتخاذ أفضل قرار ممكن في ظل الظروف - هذا ليس الوقت المناسب للناس للترويج لبديلهم المفضل.
إجراء شاريت(Stakeholder Analysis) هي عملية منهجية لجمع وتطوير الأفكار من العديد من أصحاب المصلحة. بدلاً من ذلك ، فكر في استخدام تقنية Stepladder لتقديم المزيد والمزيد من الأشخاص إلى المناقشة تدريجيًا ، مع ضمان سماع صوت الجميع.
الخطوة الثانية: التحقيق في الموقف بالتفصيل
قبل أن تبدأ في اتخاذ القرار ، عليك التأكد من أنك تفهم موقفك تمامًا. قد يكون من الممكن الاقتراب من هدفك بشكل منفصل ، ولكن من المرجح أن هناك عددًا من العوامل المترابطة التي يجب مراعاتها. التغييرات التي يتم إجراؤها في أحد الأقسام ، على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لها آثار غير مباشرة في مكان آخر ، مما يجعل التغيير يأتي بنتائج عكسية.
ابدأ بالنظر في القرار في سياق المشكلة المقصود معالجتها. استخدم نظرية ال5 أسباب (the 5 whys) تقنية لتحديد ما إذا كانت المشكلة المذكورة هي المشكلة الحقيقية ، أو مجرد عرض لشيء أعمق. يمكنك أيضًا استخدام تحليل السبب الجذري(Root Cause Analysis) لتتبع مشكلة في أصولها.
بمجرد الكشف عن السبب الجذري لها ، حدد المشكلة باستخدام التقدير(Appreciation) لاستخراج أكبر قدر من المعلومات مما تعرفه ، والاستدلال الاستقرائي(Inductive Reasoning) لاستخلاص استنتاجات سليمة من الحقائق. يمكنك أيضًا استخدام عملية تعريف المشكلة(Problem-Definition Process) لاكتساب فهم أفضل لما يحدث.
بالإضافة إلى ذلك ، فكر في استخدام طريقة( CATWOE) لاستكشاف المشكلة من وجهات نظر متعددة ، وللتأكد من عدم فقد أي معلومات مهمة.
الخطوة الثالثة: إنشاء بدائل جيدة
كلما كانت الخيارات التي تستكشفها أوسع ، كان من المرجح أن يكون قرارك النهائي أفضل.
قد يبدو أن إنشاء عدد من الخيارات المختلفة يجعل قرارك أكثر تعقيدًا في البداية ، لكن فعل الخروج بالبدائل يجبرك على التعمق أكثر وإلقاء نظرة على المشكلة من زوايا مختلفة.
هذا عندما يكون من المفيد استخدام مجموعة متنوعة من تقنيات التفكير الإبداعي. يمكن أن تساعدك هذه على الخروج من أنماط تفكيرك العادية والتوصل إلى بعض الحلول المبتكرة حقًا.
العصف الذهني(Brainstorming) ربما يكون الطريقة الأكثر شيوعًا لتوليد الأفكار ، بينما العصف الذهني العكسي(Reverse Brainstorming) يعمل بطريقة مماثلة ، ولكن ابدأ بسؤال كيف يمكنك تحقيق النتيجة المعاكسة للنتيجة المرغوبة ثم قلب الحل رأسًا على عقب.
تتضمن الطرق المفيدة الأخرى للحصول على مجموعة من الأشخاص الذين ينتجون أفكارًا تقنية كروفورد للكتابة(Crawford Slip Writing Technique) وروبن العصف الذهني(Round-Robin Brainstorming) كلاهما طريقتان فعالتان لضمان سماع أفكار الجميع وإعطائها وزنًا متساويًا ، بغض النظر عن موقعهم أو قوتهم داخل الفريق.
لا تنس التفكير في كيفية تأثير الأشخاص خارج المجموعة على قرارك أو تأثرهم به. يمكنك القيام بذلك باستخدام أدوات مثل (Reframing Matrix)، والذي يستخدم 4Ps (المنتج والتخطيط والإمكانات والأشخاص) كطريقة لجمع وجهات نظر مختلفة.
يمكنك أيضًا أن تطلب من الغرباء الانضمام إلى المناقشة ، أو استخدام (Perceptual Positions) لتشجيع المشاركين الحاليين على تبني وجهات نظر وظيفية مختلفة (على سبيل المثال ، جعل شخص تسويق يتحدث من وجهة نظر مدير مالي).
إذا كانت لديك خيارات قليلة جدًا أو غير مرضية ، فحاول استخدام Concept Fans ، للتراجع عن المشكلة والتعامل معها من منظور أوسع ، أو الاستفسار التقديري، للنظر في المشكلة استنادًا إلى ما "يحدث بشكل صحيح" بدلاً من "الخطأ". يمكن أن يساعد ذلك عندما يكون الأشخاص المشاركون في القرار قريبين جدًا من المشكلة.
عندما تبدأ الأفكار في الظهور ، حاول استخدام (Affinity Diagrams) لتنظيمها في مواضيع ومجموعات مشتركة.
الخطوة الرابعة: اكتشف خياراتك
عندما تكون مقتنعًا بأن لديك مجموعة جيدة من البدائل الواقعية ، فقد حان الوقت لتقييم الجدوى والمخاطر والآثار المترتبة على كل منها.
ينطوي كل قرار تقريبًا على درجة معينة من المخاطرة. استخدم تحليل المخاطر(Risk Analysis) للنظر في ذلك بموضوعية من خلال اعتماد نهج منظم لتقييم التهديدات ، وتقييم احتمالية وقوع الأحداث المعاكسة - وما قد تكلف إدارتها.
بعد ذلك ، رتب أولويات المخاطر التي تحددها باستخدام مخطط احتمالية وتأثير المخاطر(Risk Impact/Probability Chart) ، بحيث يمكنك التركيز على المخاطر التي من المرجح أن تحدث.
هناك طريقة أخرى لتقييم خياراتك وهي النظر في العواقب المحتملة لكل خيار. تساعدك أداة (ORAPAPA) على تقييم عواقب القرار من خلال النظر إلى البدائل من سبع وجهات نظر مختلفة. أو يمكنك إجراء تحليل الأثر(Impact Analysis) أو استخدام عجلة العقود الآجلة(Futures Wheel) لطرح الأفكار عن عواقب "غير متوقعة" قد تنشأ عن قرارك.
الاعتبارات الأخرى هي ما إذا كانت مواردك كافية ، والحل يتوافق مع أهدافك ، ومن المرجح أن ينجح القرار على المدى الطويل. استخدم Starbursting للتفكير في الأسئلة التي يجب أن تطرحها لتقييم كل بديل ، وتقييم إيجابياته وسلبياته باستخدام تحليل مجال القوة(Force Field Analysis) أو نهج الإيجابيات والسلبيات الكمية(Quantitative Pros and Cons).
الموازنة بين الجدوى المالية لقرار ما باستخدام تحليل التكلفة والعائد(Cost-Benefit Analysis). يمكن أن تساعدك مجموعة من التقنيات حول تقييم المشروع والتنبؤ المالي أيضًا على تقييم البدائل المالية الواعدة مثل NPVs و IRRs.
الخطوة الخامسة: حدد أفضل حل
بمجرد تقييم البدائل ، فإن الخطوة التالية هي اتخاذ قرارك. إذا كان من الواضح أن أحد البدائل أفضل من البقية ، فسيكون اختيارك واضحًا. ومع ذلك ، إذا كان لا يزال لديك العديد من الخيارات المتنافسة ، فهناك الكثير من الأدوات التي ستساعدك على الاختيار فيما بينها.
إذا كانت لديك معايير مختلفة يجب وضعها في الاعتبار ، فاستخدم تحليل مصفوفة القرار(Decision Matrix Analysis) لمقارنتها بشكل موثوق ودقيق. أو ، إذا كنت ترغب في تحديد أهميتها النسبية ، فقم بإجراء تحليل مقارنة مزدوج(Paired Comparison Analysis) لتحديد أي منها يجب أن يكون له الأهمية الأكبر في قرارك.
تعتبر أشجار القرار(Decision Trees) مفيدة أيضًا عند الاختيار من بين الخيارات المالية المختلفة. تساعدك هذه على وضع الخيارات بوضوح ، وتجلب احتمالية نجاح مشروعك أو فشله في عملية صنع القرار.
الخطوة السادسة: تقييم خطتك
مع كل الجهد والعمل الجاد الذي استثمرته بالفعل في تقييم البدائل واختيارها ، قد يكون من المغري المضي قدمًا في هذه المرحلة. ولكن الآن ، أكثر من أي وقت مضى ، حان الوقت "لفحص" قرارك. بعد كل شيء ، يعد الإدراك المتأخر أمرًا رائعًا لتحديد سبب حدوث أخطاء ، ولكن من الأفضل بكثير منع حدوث الأخطاء في المقام الأول!
قبل أن تبدأ في تنفيذ قرارك ، ألق نظرة طويلة ونزيهة عليه للتأكد من أنك كنت دقيقًا ، وأن الأخطاء الشائعة لم تتسلل إلى العملية.
قرارك النهائي جيد فقط مثل الحقائق والأبحاث التي استخدمتها لتحقيقه. تأكد من أن معلوماتك جديرة بالثقة ، وأنك قد بذلت قصارى جهدك لعدم "الاختيار الدقيق" للبيانات. سيساعدك هذا على تجنب التحيز التأكيدي(psychological bias in decision making) ، وهو تحيز نفسي شائع في اتخاذ القرار.
ناقش استنتاجاتك الأولية مع أصحاب المصلحة المهمين لتمكينهم من اكتشاف العيوب وتقديم التوصيات ودعم استنتاجاتك. استمع إلى حدسك أيضًا ، واختبر الافتراضات والقرارات بهدوء ومنهجية ضد تجربتك الخاصة. إذا كانت لديك أي شكوك ، فقم بفحصها جيدًا لمعرفة ما يزعجك.
استخدم تحليل النقطة العمياء(Blindspot Analysis) لمراجعة ما إذا كانت مشاكل صنع القرار الشائعة مثل الثقة المفرطة أو الالتزام المتصاعد أو التفكير الجماعي قد قوضت العملية. ضع في اعتبارك التحقق من الهيكل المنطقي لعمليتك باستخدام سلم الاستدلال(Ladder of Inference) ، للتأكد من ظهور قرار جيد ومتناسق في النهاية.
الخطوة السابعة: نقل قرارك واتخاذ إجراء
بمجرد اتخاذ قرارك ، تحتاج إلى توصيله إلى كل من يتأثر به بطريقة جذابة وملهمة.
اجعلهم يشاركون في تنفيذ الحل من خلال مناقشة كيف ولماذا توصلت إلى قرارك. كلما زادت المعلومات التي تقدمها حول المخاطر والفوائد المتوقعة ، زاد احتمال دعم الأشخاص لقرارك.
إذا أشار الأشخاص إلى وجود خلل في عمليتك نتيجة لذلك ، فلديك التواضع للترحيب بمدخلاتهم ومراجعة خططك بشكل مناسب - فمن الأفضل بكثير القيام بذلك الآن ، وبتكلفة زهيدة ، بدلاً من الاضطرار إلى القيام بذلك بشكل مكلف (ومحرج) إذا كانت خططك تتضمن فشل.
