كتابة محاضر الاجتماع شيء مهم جدا و غير بسيط بالنسبة إلى الشخصية المهنية ، هو يحتاج إلى قدرة العمل و مهارات الكتابة الممتازة و الذكاء العاطفي العالي ، و بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمدير معرفة قدرتك على الفهم و التفكير المنطقي من خلال قراءة محضر الاجتماع الذي كتبته .
كيف نكتب محضر الاجتماع لكي ترك الانطباع الجيد للمدير ؟
١. قبل الاجتماع :
(١) عليك أن تكون واضحا بنوع هذا الاجتماع : اجتماع خاص أو اجتماع عادي . إذا كان اجتماعا خاصا ، ما هو غرض الاجتماع .
(٢) عليك أن تكون واضحا بجدول أعمال الاجتماع و المعلومات عن المشاركين في الاجتماع .
٢. أثناء الاجتماع :
(١) عليك أن تقوم بتسجيل الأصوات خلال الاجتماع ، هذا شيء مهم جدا . أولا ، سوف يساعدك هذا الملف التسجيلي في كتابة محضر الاجتماع بعد انتهاء الاجتماع ، لأن من المستحيل أن تدون كل المحتويات بنسفك ، و ربما سوف تفوتك بعض محتويات الاجتماع المهمة ، إذا قمت بتسجيل الأصوات فلن يفوتك أي شيء . يمكنك أن تقوم بتسجيل الأصوات باستخدام برنامج مسجل الصوت .
(٢) بالإضافة إلى القيام بتسجيل الأصوات خلال الاجتماع ، عليك تدوين المحتويات الرئىسية بنفسك على الدفتر أيضا .
٣. بعد انتهاء الاجتماع :
(١) عليك أن تكون واضحا بنموذج أو شكل محضر الاجتماع الخاص بالشركة ، إذا لا يوجد نموذج أو شكل معين خاص بالشركة ، يمكنك أن تجد النموذج أو الشكل المناسب على شبكة الإنترنت .
(٢) لا تنس أن تكتب عناصر الاجتماع الأخرى في محضر الاجتماع : وقت الاجتماع ، و مكان الاجتماع ، و مصيف الاجتماع ، و المشاركين في الاجتماع .
(٣) عليك أن تكتب موضوع الاجتماع واضحا في محضر الاجتماع .
