تختلف أسباب الصمت في المنظمة باختلاف عاداتها وتقاليدها وثقافتها وأجوائها العامة. يتضح شيوع الصمت في المنظمة أحيانًا أثناء اللقاءات العامة مع الإدارة العليا والتي تفتتح في العادة بكلمة تحفيزية حتى وإن كان هدف اللقاء إبلاغ أفراد المنظمة بأخبار سيئة أو قرارات صعبة. تتلو مثل هذه اللقاءات فترة قصيرة للأسئلة أو التعليقات و التي غالبًا مايسودها صمت إلى أن يتجرأ شخص ويأخذ بزمام المبادرة ثم يتبعه غيره.
تطول أحيانًا فترة الصمت بشكل غير مريح فتستعجل الإدارة لتقطعها وتواصل الكلام في موضوع آخر أملاً في أن يتحمس الحضور للحديث أو ينتهي وقت اللقاء. ربما كان البديل الأنسب في تلك الحالة أن تنتهز الإدارة تلك الفرصة الذهبية لتسأل الموظفين مباشرة عن بعض المواضيع التي تحدثت عنها الإدارة للتو أو عما قد يشغل بالهم عمومًا سواءًا كان ذلك فيما يخص المنظمة أو مايخص احتياجاتهم.
تكمن فائدة توجيه الأسئلة في كونها قد تكسر حاجز رهبة الكلام أو الخجل من المشاركة الذي يعد ظاهرة منتشرة في المنظمات ، ذلك أن الصمت أكثر أمانًا من الحديث أمام الآخرين فهو يقلل من احتمالية الارتباك أو الخطأ وما قد يلحقه من التعرض لتعليق أو سخرية الناتج عن الحديث. كما أن الأسئلة تمنح الإدارة فرصة للإحساس بنبض المنظمة دون فلاتر وردية أو أقنعة يونيكورنية.
في المقابل فإن الأسئلة قد تفتح مجالاً يعكر صفو اللقاء إن كانت الأجواء احتفالية أو يزيد من كآبته إن كانت الأجواء سوداوية. في كلتا الحاتين فإن إدراك الإدارة لغلبة الصمت التلقائية و الجهد الذي يتطلبه الحديث - خصوصًا في المواضيع الصعبة - ولفوائد الأسئلة وما يمكن أن تكشف عنه من معلومات مفيدة يحتم عليها استخدام وسيلة التساؤل لتحريك الساكن وكشف المستور وذلك للخروج من تلك اللقاءات بفوائد أكثر وبأثر أعمق يتجاوز مجرد إلقاء الخطب وتوزيع الابتسامات.
