1- تعلم كيف تجعل موظفيك سعداء واكثر انتاجا في 60 ثانية
الجميع تقريبا لديه من وقت للاخر رئيس عمل صعب التعامل معه: شخص لا ينبغي أن يكون مسؤولا عن بناء جدار، فما بالك اذا كان مسوؤلا عن تشخاص!
ولكن هناك سبب لماذا المديرين الجيدين صحب الحصول عليهم: انه ليس عملا سهلا ان تقوم لادارة الموظفين بحيث يكونوا راضين عن العمل وفي نفس الوقت يحققوا نتائج كبيرة
ما هو أكثر من ذلك، عادة ما يكون المديرين غارقين في العمل، ولهذا هم بحاجة إلي، أدوات فعالة و سريعة لإدارة وتحفيز الموظفين.
هنا يأتي دور "إدارة الدقيقة الواحدة": هي منهجية إدارة حيث يكون مدة التعامل مع الموظفين لا يزيد عن دقيقة واحدة مما يشعرهم بالراحة ويجعلهم اكثر انتاجية.
في هذه المحطات سوف نكتشف
لماذا يشبه الموظفين الحيتان.
كيف ان تأنيب شخص يعتبر مثل الادنان.
لماذا يجب أن لا يتخذ هذا الاجراء أكثر من دقيقة لمراجعة الاداء المرجو من الموظف
2- اي عمل يكون مرتبط بالاشخاص، كيف يستطيع المديرون تقديم اداء ممتاز عن طريق تطوير موظفيهم .
إذا بحثت عن جوهر وظيفة المدير ،ماذا كنت ستقول عنها؟ السيطرة علي مصاريف الشركة؟ تطوير منتجات جديدة؟ بيع السلع؟
في الواقع، الجواب يكمن في المسمى الوظيفي: المهمة الرئيسية لاي مدير هي لإدارة موظفي الشركة.
الغرض من الشركة هو تحقيق نتائج مالية جيدة، ولكن تعتمد هذه الأرقام كليا على جهود العاملين. جودة عملهم هي المحرك الرئيسي وراء خلق وبيع منتجات ذات جودة عالية، وبالتالي نجاح الشركة.
وهذا يجعل الموظفين راس المال الحقيقي للشركة، ولذا فالمديرين الجيدين بحاجة الي التركيز على تعظيم قدراتهم.
للأسف، لا يبدو أن هذا هو الحال: على الرغم من أن الشركات تنفق عادة ما يصل الى 70 في المئة من ميزانيتها على الرواتب. معظمهم لا يستثمرون حتى واحد في المئة من ميزانيتهم في تدريب الموظفين. هذا يدل على عدم فهم أساسي.
معظم المديرين لا يفهمون العلاقة بين الموظفين والنتائج المالية، مما يؤدي الي وقوعهم في احدي المعسكرين:
أولا، هناك المديرين الذين يهتمون كثيرا برفاهيه موظفيهم، والتضحية بدون قصد بتحسين أداء الشركة لابقائهم سعداء. هؤلاء المديرين لا يجرؤا ابدا علي تنبيه الموظف انه او انها تفعل شيئا خاطئا، وقد يقوموا بمعظم العمل بأنفسهم. وعلى المدى الطويل، هذا ينتهي بكارثة.
ثانيا، هناك مديرين قاسيين، الذين يهتمون فقط بأداء الشركة، و مستعدون لتجاوز أي اعتبار حتى موظفيهم من اجل تحسين الشركة. هؤلاء المديرين يقولون باستمرار لموظفيه أنهم لا يبذلون جهودا كافية ويحتاجون إلى التحسين، وهذا يستنزف دوافعهم.
بالطبع، انت تريد أن تكون في منتصف الطريق بين هاتين الفئتين، حيث يشعر موظفيك بالرضا عن العمل معك، ولكن أيضا تحقيق نتائج عالية الجودة.
فكيف يمكن أن يحدث هذا؟ من خلال اتخاذ دقيقة واحدة فقط لإدارة الموظفين! تابع القراءة لمعرفة كيف يمكن القيام بذلك، وكيف سيساعد ذلك في زيادة كفاءة الشركة وتوفير الوقت.
3- اهداف "الدقيقة الواحدة". كيف تضع اهداف موجزة لموظفيك، بحيث يمكنك مراجعتها في دقيقة واحدة
ماذا يمكنك أن تفعل في دقيقة واحدة؟ ربما شرب كوب من الماء؟ أو الاتصال بشخص وترك رسالة صوتية وجيزة؟ ولكن بالتأكيد ليس أكثر من ذلك بكثير، أليس كذلك؟
في الواقع، يمكن للمديرين الذين يعرفون كيف يحافظون على وقتهم تحقيق الكثير في 60 ثانية.
كيف؟ من خلال تحديد أهداف لا يزيد شرحها عن دقيقة واحدة - أهداف محددة للموظف، موضحة بمقياس للاداء والتي يمكن كتابتها على ورقة واحدة فقط.
هذا يبدو جيدا جدا ويصعب تصديقه؟اليك في السطور القادمة كيف يعمل هذا النظام
أنت وموظفك ستتفقون أهداف للموظف، كل واحدة منها يتم كتابتها في شكل مقتضب جدا: 250 كلمة أو أقل. بهذه الطريقة فإن الهدف يكون دائما قابل للقراءة في اقل من دقيقة واحدة فقط، وانت والموظف يمكنكم الاحتفاظ بنسخ خاصة بكم لتسهيل الرجوع إليها.
على سبيل المثال، دعنا نقول انك تريد تحديد هدف في دقيقة واحدة لشخص ما من موظفي المبيعات. هل يمكن يمكن ان تقول انه بالنسبعة للربع القادم، هدف الموظف هو زيادة المبيعات بنسبة خمسة في المئة. وهذا هدف سهل مراقبته.
لماذا تعمل هذه الأهداف؟ لأنها تحفز الناس.
في معظم الشركات، لا يملك الموظفين مجموعة محددة من المسؤوليات، وبالتالي فإن الطريقة الوحيدة التي يمكنهم قياس أدائهم هي من خلال ردود افعال مدرائهم. ومعظم هذه الردود في كثير من الأحيان سلبية، لأن المدير عامة يميل إلى التركيز على الأخطاء.
ولكن مع أهداف الدقيقة الواحدة، فان الموظفين لديهم أهداف ملموسة لتحقيقها، ويمكنهم قياس ادائهم في نفس الوقت وهذا يؤدي إلى تعزيز دوافعهم.
بطبيعة الحال، حتى لو كان كل هدف يستهلك ورقة واحدة فقط، من السهل ان تستهلك وقتك في الكتابة وذلك بتعيين العشرات من الأهداف يوميا مثلا.
وهذا هو السبب في أنك بحاجة إلى ان تلتزم بقانون " 80-20" لتحديد الأهداف. ببساطة يخبرنا خذا القانون ان نحو 80 في المئة من عما الموظف يساهم في تحقيق 20 في المئة فقط من الاهداف المرج، لذلك تحتاج فقط إلى تحديد تلك ال20 في المئة من الأهداف، وهذا يعني من ٣ الي ٦ إنجازات ملموسة على الأكثر.
4- اشادة "الدقيقة الواحدة": كيف تعطي موظفيك ملاحظات ايجابية عند مراجعة اعمالهم الجيدة
في معظم الشركات ما يحصل عليه الموظفين في الاعلب يكون ردود فعل سلبية من جراء مديريهم وذلك لان المديرين يلاحظون فقط ما يحدث عندما يكون هناك شيئا خاطئا. هذا محبط و يؤثر علي حافز الموظفين، حيث يجعلهم يشعرون أنه لا يمكنهم ارضاء مديريهم أبدا
لتجنب هذا، يجب أن تتعود علي إعطاء ثناء لا يتجاوز دقيقة واحدة حيث يمكنك التعبير عن ارتياحك لما قام به الموظف.
لكي تكون فعالا، يجب أن يكون هذا الثناء محدد ويأتي مباشرة بعد الفعل الذي يبرر ذلك.
على سبيل المثال، قد تقول شيئا مثل "اسماعيل، لقد قمت بعمل عظيم اثناء العرض أمس، كان مفصلا بشكل مثير للدهشة! جعلني أشعر بالفخر حقا! "
قد تحتاج حتى تعزيز مديحك بحركة ملموسة مثل الخبط علي كتفيه، ولكن بالطبع هذا يعتمد على الموقف و علي الموظف.
اعطاء الثناء في دقيقة واحدة يعطي احساس للموظفين انك تقدر عملهم وتعتز به، ويدل أيضا علي مستوى التوقعات التي تنتظرها منهم. وهذا أمر مهم خاصة بالنسبة للموظفين الجدد، ولهذا يجب علي المديرين أن يحاول حقا أن يجد شيئا يستحق الثناء للموظفين في عملهم خلال الأسابيع الأولى.
ومع ذلك فمن المهم أن تقول للموظفين مسبقا انك ستقوم بمراجعة عملهم، بحيث لا يشعروا بأنك قد "تجسست" عليها.
لماذا اذا الثناء في دقيقة واحدة فعال جدا؟
الموظفين يرون أن شخصا ما يهتم بعملهم، وهذا يشجعهم على محاولة شئ أصعب في المرة القادمة، مما يؤدي في النهاية إلى أداء ممتاز.
هذه هي الطريقة التي يتم بها تدريب الحيتان القاتلة للقفز من الماء في المتنزهات البحرية: في البدء تتم مكافأتهم لإنجاز شيء بسيط، مثل السباحة على حبل عائم في حوض السباحة. ثم يتم رفع الحبل تدريجيا الي أعلى حتى تقفز الحيتان اعلي من ذلك للحصول على مكافأتهم.
هذا يؤتي ثماره، ولكن إذا كنت قد وضعت الحبل عاليا فوق المياه من البداية، لن يقفز الحوت ابدا. لذا فهي بحاجة إلى الإنجازات الصغيرة - ثناء لا يتجاوز دقيقة واحدة - لتحفيز نفسه للقفز عاليا. وينطبق الشيء نفسه على الاشخاص.
5- عتاب "الدقيقة الواحدة"، كيف تظهر عدم رضاك وفي نفس الوقت تظهر تقديرك لشخص الموظف
أخيرا، مثلما تاخذ دقيقة واحدة للاشادة بشخص ما، فإنه لا يلزم أن تستغرق أكثر من دقيقة لتوبيخهم علي اي خطأ.
لذلك عندما تتعامل مع المزيد من الموظفين ذوي الخبرة، لا تخف من استخدام التوبيخ الذي لا يتعدي دقيقة واحدة. هؤلاء الموظفين المتمرسين بالفعل قادرين على تفسير أهداف الدقيقة الواحدة والثناء لأنهم يعرفون ما هو متوقع منهم، وإذا ما كانوا يفعلونه كما ينبغي. ولكن عندما يخطئون أو يتأخرون في عملهم، تحتاج إلى منحهم دقيقة واحدة فقط لعتابهم حتي توصل استيائك لهم.
وعلى غرار ثناء الدقيقة الواحدة، ينبغي للتوبيخ ذو الدقيقة الواحدة ان يأتي مباشرة بعد الخطأ أو سوء السلوك، و يجب أن توضح بالضبط ما حدث من خطأ وكيف يجعلك تشعر كمدير.
ومع ذلك، ينبغي أن لا يكون هناك أي حدة أو مشاعر كراهية بعد التوبيخ. هذا هو السبب في أنك تحتاج أيضا ان تشمل قليلا من الثناء حتي تجعل الموظف يعلم أنه على الرغم من سلوكهم غير المقبول، لا يزالون محل ثقة وتقدير.
على سبيل المثال، قد تقول شيئا مثل "اسماعيل، أن خطاب المبيعات كان سئ للغاية. أنا حقا اشعر بخيبة أمل. ولكنك لا تزال موظف جيد للغاية، لذلك استمر في العمل الجيد في المشاريع الأخرى الخاصة بك. "
مرة أخرى، اذا كنت قلت للموظفين مسبقا انك تنوي مراجعة عملهم، فان ذلك يساعد على تجنب أي مشاعر سيئة.
إذن لماذا العتاب الذي لا يتعدي دقيقة واحدة فعال جدا؟ لأن العاملين يشعرون بأن أخطائهم يتم معاملتها معامله عادلة.
اولا، لان التوبيخ يأتي مباشرة بعد الخطأ، وهو ما يعني ان الطرفين لا يدعون مجالا حتي تتطور الامور للاسوأ. بدلا من ذلك، يتم التكلم عن الامر سريعا وانهائه في التو.
وثانيا، اضافة القليل من الثناء في التوبيخ تذكر الموظف انهم ما زالوا ذو قيمة للشركة، وبالتالي الحفاظ على دوافعهم.
هذا مماثل لتدخل العائلة لانقاذ احد افرادها المدمنين على الكحول: المشاركون لا يوبخونه لمجرد اضرارها فقط علي حياته، ولكن أيضا يوكدون له انهم يوبخونه لانهم يحبوه ويريدون مصلحته.
الرسالة الأساسية في هذا الكتاب
يتعين على المديرين الجيدين ان يركزوا على تطوير الإمكانات الكاملة لموظفيهم، لأن ذلك يعتبر أفضل وسيلة لتحسين أداء الشركة. للقيام بذلك على نحو فعال، يتعين على المديرين استخدام ثلاث أدوات: أهداف لا يستغرق شرحها دقيقة واحدة، الثناء علي الموظفين لا يستغرق امثر من دقيقة واحدة
والتأنيب الذي لا يستغرق اكثر من دقيقة واحدة.
نصائح قابلة للتنفيذ
الموظفين الجدد.
في المرة التالية التي توظف فيها موظف جديد، استخدم أدوات مدير الدقيقة الواحدة. ابدأ بتحديد أهداف للأداء لا يتجاوز شرحها دقيقة واحدة، ومن ثم وضح للموظفين انك ستقوم بمراجعة اعمالهم لتقييمها. ثم عند استعراض عملهم، حاول العثور على شيء - أي شيء - فعلوه صحيحا أو على الأقل اقرب للصحة، وامنحهم بعض الثناء في اقل من دقيقة واحدة. ذلك سوف يعزز دوافعهم ويشجيعهم على محاولة شئ أصعب في المرة القادمة.
